メールの使い方レッスン

添付ファイル付きのメールを送りたいという相談があり、使い方レッスンをしてきました。

長時間やっても覚えられなくなるため、1回のレッスンは基本2時間以内となっています。

今回は、メールで送られてきたExcelファイルを修正して、返信するというもの。

お客様は、Excelファイルの作成や修正はできるのですが、メールの操作がよく分からないとのこと。

使っているメールソフトはフリーソフトのThunderbirdです。
このソフト、パソコン操作に慣れていない人には非常に難しいかもしれません。
お客様はメールをついダブルクリックしてしまうのですが、そのたびに新規タブにメールが表示されてしまい、受信メール一覧が見えなくなってしまいます。
そして、さらに混乱してしまいます。

Thunderbirdは「タブ」の扱いが難しいです。
添付ファイルを開いたり保存したりするボタンの位置が分かりにくい。
返信用メールにファイルを添付しようとすると、ドラッグアンドドロップできる範囲が限定されていて分かりにくい。

何度か練習を繰り返すことで、少しずつ理解できるようになりました。

普段は、ほとんどメールのやり取りをしないとのことですので、すぐに忘れてしまう可能性があります。

また少し日数を空けて、再レッスンする予定です。

セキュリティソフトを変更したい

今使っているセキュリティソフトが原因で不具合が多発するので、他社製品に変更してほしいという依頼がありました。

お客様が使っているのは、安くて人気のセキュリティソフトでした。

お客様の環境で発生した不具合は、「インターネットができなくなる」、「メールの受信がおかしい」などです。

新しいセキュリティソフトをインストールする時に、古いセキュリティソフトを自動検出して削除してくれることがほとんどですが、稀に検出できずに残ってしまうこともあります。それが原因で不具合が発生することもあります。

新しいセキュリティソフトをインストールする前に、自分で古いセキュリティソフトを削除しておいたほうがトラブルを予防できると思います。

営業でタブレットを使いたい

お客様が客先で、自社の事例紹介をタブレットを使ってやりたいという相談がありました。

要件は、

  • インターネット接続不要
  • 事例紹介データは、1枚の画像データで作成済みなので、それを表示したい
  • 事例紹介の画像は、グループ分けしていくつかの切り口で探せるようにしたい
  • 実績一覧表を見れるようにしたい

というもの。

タブレットの標準機能では、事例紹介画像を探し出すのがとても分かりにくくなるため、専用アプリをインストールして対応することになりました。

パソコンのように、ショートカットを作成しての対応ができないため、事例紹介のグループごとに画像をまとめてフォルダ分けしていきます。なので、同じファイルが複数箇所にコピーされるよう配置していきます。

実績一覧表については、Microsoft Excelの機能を使うことにしました。

全て設定が終わり、タブレット2台で同じ情報を閲覧できるような仕組みを作りました。