メールの使い方レッスン

添付ファイル付きのメールを送りたいという相談があり、使い方レッスンをしてきました。

長時間やっても覚えられなくなるため、1回のレッスンは基本2時間以内となっています。

今回は、メールで送られてきたExcelファイルを修正して、返信するというもの。

お客様は、Excelファイルの作成や修正はできるのですが、メールの操作がよく分からないとのこと。

使っているメールソフトはフリーソフトのThunderbirdです。
このソフト、パソコン操作に慣れていない人には非常に難しいかもしれません。
お客様はメールをついダブルクリックしてしまうのですが、そのたびに新規タブにメールが表示されてしまい、受信メール一覧が見えなくなってしまいます。
そして、さらに混乱してしまいます。

Thunderbirdは「タブ」の扱いが難しいです。
添付ファイルを開いたり保存したりするボタンの位置が分かりにくい。
返信用メールにファイルを添付しようとすると、ドラッグアンドドロップできる範囲が限定されていて分かりにくい。

何度か練習を繰り返すことで、少しずつ理解できるようになりました。

普段は、ほとんどメールのやり取りをしないとのことですので、すぐに忘れてしまう可能性があります。

また少し日数を空けて、再レッスンする予定です。

セキュリティソフトを変更したい

今使っているセキュリティソフトが原因で不具合が多発するので、他社製品に変更してほしいという依頼がありました。

お客様が使っているのは、安くて人気のセキュリティソフトでした。

お客様の環境で発生した不具合は、「インターネットができなくなる」、「メールの受信がおかしい」などです。

新しいセキュリティソフトをインストールする時に、古いセキュリティソフトを自動検出して削除してくれることがほとんどですが、稀に検出できずに残ってしまうこともあります。それが原因で不具合が発生することもあります。

新しいセキュリティソフトをインストールする前に、自分で古いセキュリティソフトを削除しておいたほうがトラブルを予防できると思います。

営業でタブレットを使いたい

お客様が客先で、自社の事例紹介をタブレットを使ってやりたいという相談がありました。

要件は、

  • インターネット接続不要
  • 事例紹介データは、1枚の画像データで作成済みなので、それを表示したい
  • 事例紹介の画像は、グループ分けしていくつかの切り口で探せるようにしたい
  • 実績一覧表を見れるようにしたい

というもの。

タブレットの標準機能では、事例紹介画像を探し出すのがとても分かりにくくなるため、専用アプリをインストールして対応することになりました。

パソコンのように、ショートカットを作成しての対応ができないため、事例紹介のグループごとに画像をまとめてフォルダ分けしていきます。なので、同じファイルが複数箇所にコピーされるよう配置していきます。

実績一覧表については、Microsoft Excelの機能を使うことにしました。

全て設定が終わり、タブレット2台で同じ情報を閲覧できるような仕組みを作りました。

Media Playerで音楽CDを作れなくなった

Windows8.1+Windows Media Playerの環境で音楽CDを作ろうとデータ書き込みしても、すぐにCDが排出されてしまうというお問い合わせをいただきました。

調査したところ、どうやら音楽の長さは80分以内になっているけれど、データ量が多くてCDに書き込みできないように思われます。

書き込む曲数を減らすと、正常に音楽データの書き込みができるようになりました。

Media Playerに表示されるエラーメッセージは意味が分からない。
これが大きな問題です。

グラデーション印刷がうまくできない

会社の複合機が新しくなってから、グラデーションの印刷がうまくいかないという連絡がありました。

問題が発生したのは、Adobe IllustratorとXEROXの複合機の組み合わせになります。
グラデーション画像を印刷すると、グラデーションが正しく表現できないようです。

1つ1つ切り分けしていきます。

イラストレーターからPDFファイルに出力してから印刷すると、きれいに印刷できます。
イラストレーターとプリンタードライバーとの間の問題のように思えます。

お客様のイラストレーターは、以前トラブルがあったため少し古いバージョンのものがインストールされていました。
以前最新版にした際に印刷できないトラブルがあったため、古いままにしてあるそうです。

お使いのコンピューターがMacでしたので、タイムマシンでバックアップを作成してからイラストレーターのアップデートを試しました。

標準のプリンタードライバーを使って印刷したけれど、グラデーション表示できませんでした。

PostScriptのドライバーをインストールして印刷してもダメです。

イラストレーターの印刷画面で、グラデーション印刷がうまく行かない時のチェックボックスがあり、そこにチェックを入れたうえで印刷すると、きれいに印刷することができました。

PostScript+グラデーションチェックボックス
この組み合わせでグラデーション表示が正しくされるようになれました。

iMac(High Sierra)
Adobe Illustrator2019
XEROX C2264
の組み合わせになります。

同様のトラブルの方は是非お試しください。

OCNのメールが使えなくなる

今年の4月頃から、OCNのメールが使えなくなる恐れがあるので、設定変更してほしいという連絡が、OCN会員の方に届くようになっていたようです。

メールサーバーの設定が古いままだと、2019年10月以降にメールの送受信ができなくなるというもの。

OCNのサポートページには詳しい設定手順が載っています。

読むのが面倒だったり、よく分からないので、設定してほしいという連絡が多数来ています・・・。

Windows Liveメールは、OCNもサポートしないと記載されていました。
Windows7から10に移行した人の中には、Windwos Liveメールを使い続けている方も多数いるのではないでしょうか。

2件続けてOCNメールの設定をみてほしいという依頼が入り、急ぎ訪問して対応してきました。

10月以降にメール送受信でトラブルがないよう、早めに確認しておくことをおすすめします。

動かないパソコンからデータを取り出してほしい

使っていたパソコンが突然壊れてしまい、中のデータを急ぎ取り出してほしいという相談がありました。

救出したいデータは主にWord、Excelで作ったファイルとメールになります。
他にもいろいろあるようですが、1つ1つ調べていくとWordまたはExcelで作ったファイルに集約されそうです。

クラウドサービスを利用してのバックアップもやっていたようですが、ごく一部のファイルしかクラウド上にバックアップされていませんでした。

幸い、ハードディスクは正常のようでデータ救出も無事完了。
救出したデータはUSBメモリに入れてお渡ししました。

Windows7にサービスパックを入れてほしい

古いノートパソコンを使っているお客様から、Windows7のSP1(サービスパック1)をインストールしてほしいという依頼がありました。

普段使っているデスクトップパソコンが故障したので、急ぎノートパソコンを使いたいそうです。ところが、ノートパソコンはWindows7です。サービスパックの入っていないパソコンで、Internet Explorerのバージョン9が入っていました。インターネットのサイトを見ようとしてもエラーばかり出て困っているので、サービスパックを入れてほしいということでした。

「サービスパック1」をインストールしても、その後にWindows Updateでの更新プログラムはものすごくたくさんあるため、そのままでは決して安心して使えるものではありません。何かソフトを動かそうとした時に、更新プログラムが入っていないために動作しない、インストールできないなどの問題が出る可能性があります。

お客様と相談の上、「サービスパック1」のインストールだけでなく、その他Windwos Updateも最新状態にすることとなりました。

もともとWindows Updateの不具合が発生していたパソコンのようで、サービスパック1をインストールしても、Windows Updateは動作しませんでした・・・。

次にWindows Updateを動作するよう修正しましたが、その次はWindows Updateプログラムからもエラーが発生です。エラーコードが出るだけ解決の糸口があります。

こちらの問題は、いくつかの更新プログラムを手動でインストールすることで解決できました。

ここからやっと、約200個の更新プログラムをダウンロード+インストールしてくれるようになりました。今回の作業はちょうど5時間でした。使っているパソコンの状態が非常に良かったので5時間で作業完了できたと思いますが、通常はもっと時間がかかると思います。

セキュリティのリスクとなるような古いプログラムがいくつもあったので、最新版にできるものは対応しておきました。

Windows7を使いたいという状況はあまりないかもしれませんが、サービスパックが入っていない時代のパソコンを持っていたり、出荷状態に戻してサービスパックなしに戻ってしまった場合、Windows Updateを待っているだけで最新状態になることはまずありません。

ほぼ必ずどこかでエラーに遭遇するはずです。しかも、今回のように複数のエラーが発生することがほとんどではないでしょうか?

困ったときのパソコンサポートでは、サービスパックの適用やWindows Updateのトラブル対応事例が多数ありますので、安心してご依頼ください。

事務所の複合機が壊れた

事務所で使っている複合機を新しいものに交換したので、各パソコンに設定してほしという連絡がありました。

Windowsパソコンだけではなく、Macも使っている環境でしたので、それぞれ設定していきました。Windows7、Windows8.1、Windows10が混在する環境で、Windows Upadateの更新タイミングとも重なったため設定には思ったより時間がかかりました。

スキャナ設定はFTPサーバー、SMBを利用したもの以外にも、複合機本体のメモリーボックスにアクセスするやり方もあります。FTPやSMB方式は、OSごとにセキュリティ設定が異なったり、セキュリティソフトによっては設定するのが非常に面倒、設定するのはかなり面倒です・・。

お客様のご要望で、今回は複合機本体のメモリーボックスにアクセスする方式となりました。これが一番設定が楽で、ネットワーク環境が変わっても大きな変更なしで使い続けられる便利なやり方でしょうか。

パソコンが起動しなくなった

VAIOの薄型デスクトップパソコンが動かなくて困っているというお問い合わせがありました。

お客様の希望で、急ぎデータ救出してほしいとのこと。
幸い、通電できてかつ、ハードディスクの損傷はないようだったので、無事にデータ救出することができました。

その後、時間はかかりましたがパソコンも無事起動させることに成功しました。

故障の原因はおそらく基盤にありそうでしたので、急ぎパソコンの購入をおすすめしておきました。